Kontrola w Powiatowym Centrum Pomocy Rodzinie w Drawsku Pomorskim

Komisja Rewizyjna Rady Powiatu Drawskiego przeprowadziła w dniach 20 i 21 czerwca 2022 r. kontrolę
w Powiatowym Centrum Pomocy Rodzinie w Drawsku Pomorskim.

W wyniku przeprowadzonej kontroli Komisja Rewizyjna sformułowała wystąpienie pokontrolne zawierające wnioski do realizacji:

1. W kontrolowanej jednostce nie ma wyznaczonej osoby odpowiedzialnej i przeszkolonej do opiekowania się zasobami archiwalnymi, które są wytwarzane w toku jej działalności.

 Stan przechowywania tych zasobów jest dramatyczny – zawilgocone pomieszczenie piwniczne z przebiegiem rur wodno - kanalizacyjnych. Dokumenty są porzucone bez ładu, brakuje podstawowych urządzeń wymaganych w składnicach akt. Nie opracowano i nie wdrożono wymaganych prawem zasad i procedur postępowania z materiałami archiwalnymi wytwarzanymi w jednostce. Przyznane środki na organizację składnicy akt / archiwum nie zostały prawidłowo wykorzystane.

2. Opracowane i stosowane standardy  kontroli zarządczej w jednostce są niekompletne i niesystematycznie prowadzone.

Ad. 1 W odniesieniu do pkt. 1 wystąpienia pokontrolnego zaleca się:

Dokonać naprawy sytuacji dotyczącej składowania akt archiwalnych w jednostce wykazanych w punktach 1-12.

1. Brak wyznaczonej osoby pełniącej obowiązki archiwisty do prowadzenia składnicy akt,
2. Brak osoby przeszkolonej w tym zakresie,
3.  Nie prowadzi się  dokumentacji składnicy akt. Składnica akt nie funkcjonuje/w załączeniu zdjęcia z pomieszczenia składnicy akt /
4. W okazanym kontrolującym pomieszczeniu piwnicznym  leżą dokumenty, głównie na podłodze w kartonach, bądź luzem nieoznakowane, teczki są nieopisane od początku powstania PCPR,
5.  Brak miejsca wyznaczonego do udostępniania akt na miejscu dla użytkownika,
6.  Brak protokołów z przekazania akt do składnicy wg jednolitego rzeczowego wykazu akt,
7. Brak szaf/regałów,
8. Ściany pomieszczenia z wyraźnymi oznakami zawilgocenia,
9. Niewystarczające oświetlenie (3 żarówki, 1 małe okno),
10. Przechodzące rury kanalizacyjne i wodne stanowiące zagrożenie w razie np. zalania,
11. Drzwi składnicy nie spełniają norm, wyposażone w jeden zamek, brak plombownicy, brak w pomieszczeniu zabezpieczeń przeciwpożarowych, brak termometru, higrometru, gaśnicy, koca gaśniczego szklanego, worka ewakuacyjnego, instrukcji przeciwpożarowej, osuszacza i nawilżacza. Pomieszczenie nie spełnia wymogów BHP,
12. Brak jakiegokolwiek oznakowania składnicy.

Ad. 2 W odniesieniu do pkt. 2 wystąpienia pokontrolnego zaleca się:

Skorygować i usunąć uchybienia wykazane w punktach: 1,   1.1;  1.2;  1.3; 3; 4; 8:

1. Zarządzeniem Nr 4/2018 z dnia 02 stycznia 2018 roku Dyrektor Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Drawsku Pomorskim wprowadziła Regulamin Kontroli Zarządczej oraz system zarządzania ryzykiem w  Powiatowym Centrum Pomocy Rodzinie, który obecnie jest nieaktualny - zmieniła się struktura organizacyjna Placówki z dniem przejęcia operacji finansowo-księgowych przez CUW.

      1.1 Zdaniem Kontrolujących brak jest rejestru ryzyka prowadzonego dla   pracowników jednostki, gdyż dopiero wówczas byłaby możliwość w sposób rzetelny zidentyfikować istniejące ryzyko w ciągu roku kalendarzowego. Pracownicy mieliby możliwość wpisywania ryzyka  np. do zeszytu rejestru ryzyka. Jak podaje Pani Inspektor (....)  pracownicy ustnie zgłaszają ryzyko, lecz nie ma żadnego dokumentu potwierdzającego ten fakt zgłoszenia, nie jest to nigdzie odnotowywane.

Brak możliwości odniesienia się czy w ciągu roku takie ryzyko istniało.

      1.2. Zarządzenie jest nieaktualne w kwestii dotyczącej operacji księgowo - gospodarczych ze wskazaniem stanowiska głównego księgowego, gdyż w 2019 roku powstał CUW, który przejął te zadania i w PCPR nie ma takiego stanowiska.

       1.3. W dokumencie kontroli zarządczej brak określonych terminów Identyfikacji ryzyka i jego analizy.

3. Dokumentacja oceny ryzyka zawodowego na stanowiskach administracyjno-  biurowych, realizacja w 2021 -  za 2020 brak oceny ryzyka, ponadto brak oceny ryzyka dla pracowników terenowych tj. pracowników socjalnych i koordynatorów pieczy zastępczej, zostali oni włączeni w grupę pracowników administracyjno-biurowych. W dokumencie tym w ryzyku akceptowalnym, jak podano zabezpiecza się środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze co jest niezgodne z prawdą.

     Żaden z pracowników nie otrzymuje w/w świadczeń .

4. Dokumentacja oceny ryzyka zawodowego na stanowiskach kadry zarządzającej realizacja 2021 za  -  2020 brak oceny ryzyka tym samym brak możliwości dokonania porównania ryzyka.

8. Brak aktualnej Instrukcji Bezpieczeństwa w jednostce.