Sygnalista

Informacje dla sygnalistów

1. Dane kontaktowe umożliwiające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego:

Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane:

- pisemnie: w postaci elektronicznej za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres sygnalista.zarzad@powiatdrawski.pl albo w postaci papierowej za pośrednictwem poczty tradycyjnej przesłanej w zamkniętej kopercie na adres: Zarząd Powiatu Drawskiego, Pl. Elizy Orzeszkowej 3, 78-500 Drawsko Pomorskie, z dopiskiem „Sygnalista - zgłoszenie zewnętrzne  - do rąk własnych osoby przyjmującej zgłoszenie”,

- ustnie u osoby odpowiedzialnej za przyjmowanie zgłoszeń, podczas spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. W takim przypadku, za zgodą sygnalisty, zgłoszenie jest dokumentowane
w formie nagrania rozmowy lub protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg.

2. Warunki objęcia ochroną sygnalisty.

Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia i że stanowi informację o naruszeniu prawa. Zgłoszenie naruszenia prawa może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze. Zakazuje się świadomego składania fałszywych zgłoszeń.

3. Tryb postępowania mający zastosowanie w przypadku zgłoszenia zewnętrznego, w tym o wymaganym sposobie wyjaśnienia informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub przedstawienia dodatkowych informacji.

Zgłoszenie zewnętrzne rozpatrywane jest przez Komisję, która działa z upoważnienia Zarządu Powiatu Drawskiego. Po wpłynięciu zgłoszenia Komisja dokonuje jego wstępnej weryfikacji. Jeżeli wstępna weryfikacja wykaże, że doszło do naruszenia prawa
w dziedzinie należącej do zakresu działania organu zgłoszenie podlega rozpatrzeniu. Komisja podejmuje działania następcze z zachowaniem należytej staranności.

Jeżeli zaś wstępna weryfikacja wykaże, że doszło do naruszenia prawa, ale w dziedzinie nienależącej do zakresu działania organu, zgłoszenie przekazywane jest organowi właściwemu. Informacja ta przekazywana jest sygnaliście.

Komisja może zwrócić się do sygnalisty, na podany przez niego adres do kontaktu,
o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje. Jeżeli sygnalista sprzeciwia się przesłaniu żądanych wyjaśnień lud dodatkowych informacji lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności jego tożsamości, komisja odstępuje od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji.

Zgłoszenie zostaje zarejestrowane w Rejestrze Zgłoszeń Zewnętrznych.

4. Termin przekazania informacji zwrotnej oraz rodzaju i zawartości takiej informacji.

Organ przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia.

W uzasadnionych przypadkach organ przekazuje sygnaliście informację zwrotną
w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia,
po poinformowaniu o tym sygnalisty.

Organ informuje sygnalistę o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia.

5. Zasady poufności mające zastosowanie do zgłoszeń zewnętrznych.

Procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i procedura zgłoszeń zewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych:

- uniemożliwiają uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom,

- zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.

Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.

Kanały komunikacji przyjęte na potrzeby przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych są niezależne od kanałów komunikacji wykorzystywanych w ramach zwykłej działalności tych organów; zapewniają kompletność, poufność i integralność danych, w tym ich zabezpieczenie przed dostępem osób nieupoważnionych; pozwalają na przechowywanie informacji w sposób trwały w celu umożliwienia prowadzenia dalszego postępowania wyjaśniającego.

6. Zasady przetwarzania danych osobowych.

Dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie ulegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba, że za wyraźną zgodą sygnalisty. Powyższego nie stosuje się w przypadku, gdy ujawnienie jest koniecznym
i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku
z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami  przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym, w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.

Po otrzymaniu zgłoszenia dane osobowe przetwarzane są w zakresie niezbędnym
do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane,
a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane.

Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne lub zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Po upływie tego terminu dokumenty są niszczone.

7. Charakter działań następczych podejmowanych w związku z zgłoszeniem zewnętrznym.

Jeżeli zgłoszenie zostanie uznane za uzasadnione i dotyczy naruszenia prawa
w dziedzinie należącej do zakresu działania organu, Komisja podejmuje dalsze kroki
w celu zbadania sprawy i naprawienia naruszenia prawa. W uzasadnionych przypadkach, w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego organ może przekazać zgłoszenie: jednostkom organizacyjnym podległym lub nadzorowanym; innej jednostce organizacyjnej, której powierzono zadania w drodze porozumienia.

Organ przekazuje bez zbędnej zwłoki właściwym instytucjom, organom lub jednostkom organizacyjnym Unii Europejskiej informacje zawarte w zgłoszeniu w celu prowadzenia działań następczych w trybie stosowanym przez takie instytucje, organy lub jednostki, jeżeli przewidują to przepisy odrębne.

Organ może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszenia prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem. Organ informuje sygnalistę o niepodjęciu działań następczych, podając uzasadnienie, a w razie kolejnego zgłoszenia – pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty.

8. Środki ochrony prawnej i procedury mające służące ochronie przed działaniami odwetowymi oraz dostępności poufnej porady dla osób rozważających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego.

Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań (np. odmowa nawiązania stosunku pracy, wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy, obniżenie wysokości wynagrodzenia za pracę, wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu, przeniesienie na niższe stanowisko pracy, mobbing, dyskryminacja, negatywna ocena wyników pracy lub negatywna opinia o pracy, pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżenie wysokości tych świadczeń, wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału
w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe).

Jeżeli praca lub usługi były, są lub mają być świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego, powyższy zapis stosuje się odpowiednio, o ile charakter świadczonej pracy lub usług lub pełnionej funkcji nie wyklucza zastosowania wobec sygnalisty takiego działania.

Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo
do odszkodowania w wysokości nie mniejszej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych
w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, lub prawo do zadośćuczynienia.

Zakaz działań odwetowych obejmuje również osobę pomagającą w dokonaniu zgłoszenia oraz osobę powiązaną z sygnalistą. Zakaz ten stosuje się także do osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej pomagającej sygnaliście lub z nim powiązanej.

9. Warunki, na jakich sygnalista jest chroniony przed ponoszeniem odpowiedzialności
   za naruszenie poufności.

Dokonanie zgłoszenia nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, pod warunkiem, że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić,
że zgłoszenie jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.

W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności,
o której powyżej, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.

Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem, że takie uzyskanie lub dostęp nie stanowią czynu zabronionego.

10. Zachęta do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych podmiotu prawnego
    w przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.

Zarząd Powiatu Drawskiego zachęca sygnalistów do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych obowiązującej w Starostwie Powiatowym w Drawsku Pomorskim
w przypadku, gdy naruszeniu prawa można zaradzić w ramach struktury organizacyjnej starostwa, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.

Link do Procedury zgłoszeń wewnętrznych obowiązującej w Starostwie Powiatowym w Drawsku Pomorskim https://www.powiatdrawski.pl/informator/sygnalista.html

11. Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich.

Zespół do spraw Sygnalistów Biura Rzecznika Praw Obywatelskich
ul. Puławska 99a
02-595 Warszawa

Infolinia przeznaczona do dokonywania ustnych zgłoszeń zewnętrznych: (22) 20-98-499

Formularz zgłoszeń zewnętrznych: https://sygnalisci.brpo.gov.pl/pl/formularz_zgloszenia 

Formularz wniosku o udzielenie porady: https://sygnalisci.brpo.gov.pl/pl/formularz_wniosek_porada